लाल फित बंद, ई-फाईल सुरू

लाल फित बंद, ई-फाईल सुरू
प्रशासकांचे सक्त आदेश; रजेपासून सर्वच कामासाठी ई-ऑफिसचा वापर
उदयसिंग पाटील : सकाळ वृत्तसेवा
कोल्हापूर, ता. १६ : विविध कागदपत्रांमुळे भली मोठी होणारी फाईल, त्यावर अधिकाऱ्यांच्या अभिप्रायासाठी करावा लागणारा पाठपुरावा, अनेक वेळा ती नेमकी कुठे आहे, याचा घ्यावा लागणारा शोध, त्रासदायक असल्यास फाईल गायब होण्याचे प्रकार आता महापालिकेत बंद होणार आहेत. प्रशासक के. मंजुलक्ष्मी यांनी अगदी रजेपासून सर्वच फाईल ई-ऑफिस यंत्रणेच्या माध्यमातूनच सादर करण्याचे आदेश दिले आहेत. जुन्या फाईलही स्कॅन करून ई-फाईलच देण्याच्या सूचना केल्या आहेत.
महापालिकेकडून ई-गर्व्हनन्स यंत्रणा राबवली जात आहे. यापूर्वीही त्याची अंमलबजावणी होत होती. त्यात असलेले ई-ऑफिस बंद होते. २०१६ च्या दरम्यान त्याचा वापर करण्याचा प्रयत्न झाला; पण नंतर ते बंद पडले. महापालिकेत फाईलशिवाय कामच तयार होत नाही. प्रत्येक विभागातून किरकोळ कामासाठी फाईल तयार करावी लागते. त्यावर संबंधित अधिकाऱ्यांचे अभिप्राय घेत वरिष्ठांमार्फत प्रशासकांकडे अंतिम मंजुरीसाठी पाठवली जाते. अनेक कामांच्या फाईल संबंधित विविध कागदपत्रांसह तयार होत असल्याने भली मोठी होते. त्यानंतर ती वेगवेगळ्या विभागांशी संबंधित असली, तर त्यांचे अभिप्राय घेण्यासाठी बराच कालावधी जातो. यामुळे अनेकदा फाईलच्या प्रवासात बराच वेळ जातो. वरिष्ठांच्या वेळेनुसार त्यावर निर्णय दिले जात असल्याने संबंधित विभागाला प्रत्येक दिवशी फाईलची विचारपूस करावी लागते. गेल्या काही वर्षांपासून तर संबंधित अधिकाऱ्यांकडे फाईल पाठवली जाताना त्यांची रजिस्टरमध्ये नोंद होत नसल्याने अनेकदा ती फाईल नेमकी कुठे आहे, हेच सापडत नव्हते. त्यासाठी साऱ्या विभागातून शोध घ्यावा लागत होता. याबरोबरच नगररचना विभागात वारंवार फाईल गायब होण्याचे प्रकार होत होते. त्या विभागात नागरिक स्वतः फाईल देतात. ते परवानगीसाठी हेलपाटे मारत असतात. ‘ऑफिस’चे समाधान झाले नाही तर ती फाईल सापडत नसल्याचे अनेक प्रकार पूर्वी झाले आहे. या साऱ्यांवर मात करण्यासाठी प्रशासक के. मंजुलक्ष्मी यांनी ई-ऑफिस सक्तीचे केले आहे.
चार महिन्यांपासून त्याची चाचणी सुरू होती; पण १३ मेपासून सर्व प्रकारच्या फाईल ई-ऑफिस यंत्रणेवरच तयार करून प्रशासक कार्यालयात आल्या पाहिजेत, असे आदेश दिले आहेत. प्रत्येक विभाग प्रमुखांना त्याची कल्पना दिली आहे. तसेच ज्यांच्याकडे ही यंत्रणा कार्यान्वित नाही, त्यांनी तातडीने करून घ्याव्यात, असेही स्पष्ट केले आहे. तसेच ज्या फाईल तयार करून कार्यवाहीसाठी ठेवल्या आहेत, त्यातील सर्व कागदपत्रे स्कॅन करून या यंत्रणेतूनच सादर करण्याच्या सूचनाही दिल्या आहेत. त्यानुसार कामकाज सुरू झाले आहे. आचारसंहिता संपल्यानंतर या प्रक्रियेला वेग येणार आहे. आतापर्यंत १४५ फाईल्स या यंत्रणेवर आल्या आहेत.
-------------
चौकट
ई-ऑफिसमुळे होणार फायदे
- प्रशासकीय कामकाज गतिमान
- कार्यालयातील संगणकाचा वापर
- कामकाजात सुसूत्रता
- प्रशासकीय माहिती राहणार सुरक्षित
- निर्णय प्रक्रिया होणार सुलभ
------------
दृष्टिक्षेपात
३४
महापालिकेतील प्रमुख विभाग
----
१४५
सध्या यंत्रणेवर आलेल्या फाईल