व्यवस्थापन कागदपत्रांचं (नंदिनी वैद्य)

ओळखीशी संबंधित कागदपत्रांपासून आर्थिक व्यवहारांशी संबंधित कागदपत्रं आपल्याला वेळोवेळी लागत असतात. मात्र, अनेकदा ती वेळेला सापडत नाहीत. या कागपत्रांचं व्यवस्थापन कशा प्रकारे करायचं, ते का आवश्‍यक आहे आदी गोष्टींबाबत मार्गदर्शन.

माणूस जन्माला आला म्हणताच त्याचे कागदपत्रांशी नातेसंबंध जुळायला लागतात. जन्मदाखल्यापासून मृत्यूप्रमाणपत्रापर्यंत ही कागदपत्रांची मालिका चालूच राहते. एखादी निवृत्त झालेली व्यक्ती स्वतः बॅंकेत जाऊन उभी राहिली, तरीही ती हयात असल्याचा दाखला वेळोवेळी बॅंकेत सादर करावा लागतो. कधीकधी व्यक्तीपेक्षा कागद महत्त्वाचा आहे की काय, असं वाटायला लागतं; पण आज तरी या गोष्टींना इलाज नाही. कागदपत्र सादर केल्याशिवाय काम होत नाही, ही वस्तुस्थिती आहे. प्रत्येकाला वाटतं, की आपल्याकडची कागदपत्रं नीटनेटकी, व्यवस्थित ठेवावीत. काही प्रसंग घडल्यावर तर ही भावना अगदी उचंबळून येते; पण काही दिवसांनी "ये रे माझ्या मागल्या' या उक्तीनुसार सर्व आहे तसंच चालू राहतं. अशा काही प्रसंगांचा प्रत्येकानं कधी ना कधी अनुभव घेतलाच असेल ः
प्रसंग पहिला ः आपल्या मुलाला अथवा मुलीला शाळेत प्रवेश घ्यायचा असतो. जन्मदाखल्याशिवाय प्रवेश मिळणार नसतो. दोन दिवसांवर प्रवेश घेण्याची वेळ आली, तरी जन्मदाखलाच सापडत नाही.

दुसरा प्रसंग : एक व्यक्ती ऑफिसमधून घरी फोन करते. पंधरा दिवसांनी परदेशी निघण्याचा फतवा निघालेला असतो. परदेशी जायचं म्हणजे पारपत्र, व्हिसा अशी एक ना अनेक कागदपत्रं लागणार. ती व्यक्ती सर्व कागदपत्रांची एकदा पडताळणी करण्यासाठी घरी संपर्क करते, घरी कोणी असेल तर ठीक, नसेल तर चिडचिड, ताणतणाव. बरं, घरात कोणी सापडलं तर तो अथवा ती स्वतःचं काम सोडून कागदपत्रं शोधत बसणार. म्हणजे पुन्हा चिडचिड. पुन्हा समजा दहा कागदपत्रं हवी आहेत आणि सहा-सातच सापडली, तर त्यामुळं कामाचा उरलेला दिवस ऑफिसमध्ये विचार करण्यात जातो. घरी आल्यावर कागदपत्रं सापडली तर ठीक, नाही तर पुढचा गोंधळ.
तिसरा प्रसंग : घरातली कर्ती व्यक्ती रुग्णालयात दाखल झाली आहे. तिचा आरोग्य विमा आहे; पण ती व्यक्ती आठवण्याच्या आणि बोलण्याच्या स्थितीत नसेल, तर विम्याशी निगडित कागदपत्रं कशी सापडणार? महत्त्वाच्या व्यक्तीचा मृत्यू झाल्यानंतर तर ही कागदपत्रं इतर हयात व्यक्तींना जास्त त्रास देतात. मृत्यूपत्र लिहिलं असेल, तर ते सापडत नाही किंवा विम्याच्या किती पावत्या आहेत, त्या कुठं ठेवल्या आहेत तेही माहीत झालं नाही, तर इतर हयात व्यक्तींवर किती वाईट वेळ येत असेल, ते त्यांनाच ठाऊक!

या सर्व प्रश्नांवर आणि गोंधळांवर उपाय करणं हाच एकमेव इलाज आपल्याकडं आहे. वारंवार अशा परिस्थितीचा सामना करायला लागला, तर आपण अक्षरशः मेटाकुटीला येऊ! त्यामुळं या नियोजनाला कुठं तरी सुरवात करावीच लागेल. कितीही नको वाटलं तरीही! कागदपत्रांचं व्यवस्थापन करण्यापूर्वी सर्वप्रथम थोडा शांत वेळ काढून कागदपत्रांचं वर्गीकरण करावं लागेल. सर्वसामान्यपणे असं वर्गीकरण करावं ः
1) मूलभूत कागदपत्रं : जन्मदाखला, पॅन कार्ड, आधार कार्ड, मतदार ओळखपत्र, वाहन परवाना, महाविद्यालय अथवा कार्यालयीन ओळखपत्र.
2) शिक्षणविषयक कागदपत्रं : शाळा सोडल्याच्या दाखल्याची प्रत, गुणपत्रिका (निदान दहावी, बारावी, पदवी इत्यादी), विविध प्रमाणपत्रं.
3) विमाविषयक : वेगवेगळ्या पॉलिसीसंदर्भातल्या पावत्या, मेडिक्‍लेमसंदर्भातली कार्डस्‌.
4) बॅंक/ बचत/ गुंतवणूकविषयक : विविध चेकबुक्‍स, पासबुक्‍स; पोस्ट, मुदत ठेवी यांच्या पावत्या, क्रेडिट आणि डेबिट कार्डस्‌, शेअर आणि म्युचुअल फंडासंदर्भातले महत्त्वाचे दस्तऐवज.
5) गृह कर्ज/ वाहन कर्ज आदी कर्जांशी निगडित कागदपत्रं.
6) जमीन अथवा स्थावर मालमत्तेसंदर्भातली कागदपत्रं ः इंडेक्‍स टू, बांधकाम व्यावसायिकाशी केलेली काही ऍग्रीमेंट्‌स.
7) परदेशी ये-जा करणारी मंडळी असतील, तर त्यासाठी लागणारी महत्त्वाची कागदपत्रं. उदाहरणार्थ, पासपोर्ट, व्हिसा.
8) विविध बिलं ः वीज बिल, टेलिफोन बिल, मालमत्ता कर आदींशी संबंधित पावत्या.
9) इतर सर्वसाधारण कागदपत्रं ः दागिन्यांच्या पावत्या, वेगवेगळ्या इलेक्‍ट्रॉनिक वस्तूंची गॅरंटी कार्डस्‌, वॉरंटी, मॅन्युअल. शिवाय वेगवेगळे मेडिकल रिपोर्ट वगैरे.
एकदा का हे वर्गीकरण झालं, की वेगवेगळ्या संदर्भानुसार फाइल्समध्ये ही कागदपत्रं योग्य क्रमानं लावता येतील. पॅन कार्ड, क्रेडिट आणि डेबिट कार्डस्‌ अशा छोट्या गोष्टींसाठी छोटी फोल्डर्स वापरता येऊ शकतील. काही कागदपत्रं स्कॅन करून कॉंप्युटरमध्ये डिजिटल स्वरूपात ठेवता येतील. कधीकधी काही दस्तऐवज ई-मेलद्वारे पाठवणं आवश्‍यक असतं. अशा वेळी डिजिटल कॉपीजचा उपयोग होऊ शकतो. एकदा वेगवेगळ्या फाइल्समध्ये कागदपत्रं गेली, की त्यातली बॅंक, विमा, कर्जविषयक महत्त्वाची कागदपत्रं घरातल्या जबाबदार व्यक्तींना दाखवूनच त्यांना कोणत्याही वेळी त्वरित सापडतील अशा पद्धतीनी ठेवणं आवश्‍यक. हे सर्व करत असताना "राइट थिंग ऍट राइट प्लेस' हे तत्त्व कसोशीनं पाळावं. एकदा का अशा प्रकारे नियोजन झालं, की महिनाभरात जमा झालेली कागदपत्रं (नवीन बिलं वगैरे) गोळा करून त्या त्या फाइलमध्ये लावता येतील.

एकदा या सगळ्याची आपल्याला सवय झाली, की तो आपल्या दैनंदिनीचा भाग होईल. थोडक्‍यात काय, तर एखादं काम करण्याशिवाय गत्यंतर नसेल, तर ते नीट करून संपवणं हेच श्रेयस्कर ठरतं. घरातल्या ज्येष्ठ व्यक्तींनी हे केलं, तर लहान मुलंही त्यांचं अनुकरण करतील आणि लहान वयापासूनच त्यांना ही शिस्त लागेल. जीवनात पैसा, समृद्धी आदींना महत्त्व असलं, तरीही शिस्त, शांती, समाधान यांना त्याहून अधिक महत्त्व आहे. दैनंदिन आयुष्यात नियोजन असेल, तर कामं कमी वेळेत, कमी गोंधळात होतातच; पण सर्वांत महत्त्वाचं म्हणजे ती व्यक्ती शांत राहते, अधिक चांगलं काम करू शकते आणि त्यामुळं आजूबाजूचं वातावरणदेखील आनंदी आणि प्रसन्न राहू शकतं.