ओरोस : राष्ट्रीय आणि राज्यस्तरीय विविध पुरस्कारांवर मोहोर उमटविणाऱ्या सिंधुदुर्ग जिल्हा परिषदेने आता ई-ऑफिस संकल्पना प्रत्यक्षात आणली आहे. जिल्हा परिषदेचा पूर्ण कारभार ‘ई-ऑफिस’च्या माध्यमातून ‘पेपरलेस’ झाला आहे.

पंचायत समित्या अद्यापही ‘ई-ऑफिस’शी संलग्न झालेल्या नाहीत; मात्र त्या दृष्टीने प्रयत्न सुरू असून, लवकरच सर्व पंचायत समित्यांचा कारभारही या माध्यमातून सुरू होणार आहे. तेव्हा, जिल्हा परिषदेच्या कारभारात पारदर्शकतेसह गतिमानताही येणार आहे.

अलीकडे प्रशासकीय कारभारात ‘पेपरलेस’ पद्धत सुरू झाली आहे, म्हणजे रंगविलेले कागदी घोडे या कार्यालयातून त्या कार्यालयात फिरविले जातात, त्यावर त्या-त्या अधिकाऱ्यांची स्वाक्षरी घेतली जाते.

अंतिम अधिकाऱ्याची स्वाक्षरी झाली की एखाद्या कामाला, योजनेला मंजुरी मिळते; मात्र ही पद्धत जुनाट आणि वेळ खर्ची करणारी बनली आहे. यासाठी लागणारे कागद हे लाकडापासून बनविले जातात. त्यामुळे दृश्य-अदृश्य पद्धतीने पर्यावरणाचे संतुलन बिघडण्यास ही पद्धत कारणीभूत ठरते. त्यामुळे शासनाने ‘ई-ऑफिस’ ही नवीन प्रणाली अमलात आणली आहे.

‘ई-ऑफिस’मधून सर्व प्रशासकीय कामकाज कागदविरहित, अर्थात संगणक पद्धतीने केले जाते. त्यामुळे कर्मचाऱ्यांचा वेळ, कागद वाचतो. तसेच डॉक्युमेंट गहाळ होण्याची शक्यता नसते. ‘ऑनलाइन’ प्रणालीने तयार केलेले कागद कायमस्वरुपी जतन होतात.

सध्या शासनात फायलींचा प्रदीर्घ प्रवास होतो. त्याऐवजी संगणकावरून अधिकाधिक कामकाज करण्याची ही योजना आहे. ‘ई-ऑफिस’मध्ये कार्यालयीन कामासाठी संगणक आधारित माहिती-तंत्रज्ञानाचा वापर केला जातो. ही एक कार्यप्रवाह आधारित प्रणाली आहे.

यामधून कार्यक्षम इलेक्ट्रॉनिक प्रणालीव्यतिरिक्त फायलींच्या विद्यमान ‘मॅन्युअल’ हाताळणीच्या वैशिष्ट्यांचा विस्तार केला गेला आहे. त्यामुळे वैयक्तिककृत, भूमिकाधारित, कर्मचाऱ्यांसाठी कोणत्याही ‘ब्राउझर’द्वारे प्रवेश करण्यायोग्य अंतर्गत माहितीसाठी सुरक्षित प्रवेशासाठी एक व्यासपीठ तयार झाले आहे. यासाठी वैयक्तिककृत सेवा सक्षम केल्या गेल्या असून, कर्मचाऱ्यांना त्यांच्या गरजा आणि आकस्मिक परिस्थितींवर आधारित तत्काळ सेवा देण्याची संधी प्राप्त झाली आहे.

वेळेची बचत

फाईल मंजुरीसाठी शिपाई एका टेबलकडून दुसऱ्या टेबलकडे किंवा एका कार्यालयातून दुसऱ्या कार्यालयात ती फाईल फिरवीत असतात. यात वेळ जातो; मात्र ‘ई-ऑफिस’मुळे हा वेळ वाचला आहे. याशिवाय पंचायत समितीचे शिपाई जिल्हा परिषदेत कागदपत्रे पोहोचवितात, त्यासाठी त्यांची ड्युटी लावली जाते.

यातही दिवस-दिवस जातो. त्यामुळे पंचायत समित्या ‘ई-ऑफिस’ने जोडल्या की यातही गतिमानता येणार आहे. त्याशिवाय वेळही वाचणार आहे. याआधी मंत्रालयीन कारभार ‘ई-ऑफिस’द्वारे सुरू झालेला आहे. जिल्हाधिकारी कार्यालयही ‘ई-ऑफिस’युक्त झाले आहे.

...असे होते कामकाज

नागरिकांचे कार्यालयात येणारे अर्ज, विनंत्या, तक्रारी, प्रस्ताव यांसह अन्य कामकाज ई-ऑफिस प्रणालीद्वारे केले जात आहे. कनिष्ठ लिपिक आपले काम संगणक प्रणालीवर पूर्ण करून वरिष्ठ लिपिकांकडे ‘ई-मेल’वर पाठवितात. तेथून ‘ऑनलाइन’ प्रणालीद्वारे वरिष्ठ लिपिक आपल्या वरिष्ठांकडे पाठवितात.

अशा प्रकारे ही फाईल ‘स्टेप बाय स्टेप’ कार्यालयप्रमुखांकडे येते. कार्यालयप्रमुख मुख्य कार्यकारी अधिकाऱ्यांकडे पाठवितात. मुख्य कार्यकारी अधिकारी ही फाईल ‘ऑनलाइन’ वाचून ‘डिजिटल स्वाक्षरी’ करून मंजूर करून पाठवितात. नामंजूर केली असल्यास कोणत्या उणिवा आहेत, त्या पूर्ण करण्याच्या सूचना करतात. त्याची पूर्तता करून ही फाईल पुन्हा मुख्य कार्यकारी अधिकाऱ्यांकडे पाठविली जाते. त्यानंतर ती मंजूर होते.

प्रत्येकाला ई-मेल आयडी

शासनाचे ‘ई-ऑफिस’चे स्वतंत्र पोर्टल आहे. त्याअंतर्गत जिल्हा परिषदेत ही पद्धत राबविली जात आहे. यासाठी शासनाच्या ‘ई-ऑफिस’मधून प्रत्येक कर्मचाऱ्याला स्वतंत्र ई-मेल खाते उघडून दिले आहे. त्यामुळे कोणत्या टेबलच्या कर्मचाऱ्याकडे कोणती फाईल कधी पोहोचली,

त्याने त्यावर काम करून पुढच्या टेबलला कधी पाठविली, याची माहिती मिळते. यात कामचुकार कर्मचाऱ्यांना काम पूर्ण करण्याशिवाय पर्याय राहत नाही. तसेच आर्थिक देवाणघेवाणीसाठी मुद्दाम फाईल अडवणूक करण्याची संधी सुद्धा उपलब्ध होत नाही.

आवश्यक साहित्य खरेदी

जिल्हा परिषदेत पत्रव्यवहारात स्वतंत्र आवक-जावक कक्ष आहे. यात जिल्हा परिषदेचा पूर्ण पत्रव्यवहार चालतो. कोणत्याही विभागासाठी झालेला पत्रव्यवहार या कक्षात येतो. तेथील नियुक्त कर्मचारी तेथे त्याची नोंद करून तो त्या-त्या विभागात पाठवितात.

याआधी हे कागद प्रत्येक विभागात पोहोचविले जात होते; मात्र आता आलेले कागद ‘स्कॅन’ करून संगणकाच्या माध्यमातून तो त्या-त्या विभागाला पाठविला जातो. हे काम वाढल्याने येथे अधिक दोन कर्मचारी देण्यात आले आहेत. दोन नवीन स्कॅनरसह आवश्यक असलेले संगणकही पुरविले आहेत.

मुख्य कार्यकारी अधिकारी मकरंद देशमुख यांच्या मार्गदर्शनाखाली हा उपक्रम राबविण्यात येत आहे. ‘ई-ऑफिस’च्या ‘पेपरलेस’ कामकाजामुळे फायली ऑनलाइन सादर होतात. ऑनलाइनच पुढे जात असल्याने त्यांचा निपटारा लवकर होत आहे.

तसेच कामात पारदर्शकता, गतिमानताही येत आहे. नागरिकांचे कार्यालयात येणारे अर्ज, विनंत्या, तक्रारी देखील ‘ई-ऑफिस’द्वारे सादर केल्या जात आहेत. त्यावर कालमर्यादेत कार्यवाही होत आहे. नवीन तंत्रज्ञानाचा अवलंब केल्यानंतर अनेक कामकाज ‘स्मार्ट’ होऊ लागले आहे. शासकीय कामकाज अधिक ‘स्मार्ट’ व गतिमान होण्यासोबतच सर्वसामान्य नागरिकांना जलद, पारदर्शक आणि कालमर्यादेत सेवा उपलब्ध होत आहे. यासाठीच ई-ऑफिस प्रणाली राबविली जात आहे.

- किशोर काळे, उपमुख्य कार्यकारी अधिकारी, सामान्य प्रशासन