सहकारी संस्थेचा कारभार करताना...

- आशा अग्निहोत्री

सहकारी संस्थेच्या संचालक मंडळ किंवा कार्यकारी कमिटीने कामकाजाची पद्धत ठरवून त्याबरहुकूम कारभार केला पाहिजे. तसेच संस्थेच्या कार्यालयीन कर्मचाऱ्यांना कामे वाटून देऊन त्याचे वेळोवेळी मूल्यमापन करणे म्हणजेच कामात शिस्त बाळगून त्याला अधिक प्रभावीपणे राबवणे होय. त्याबाबत.

या आधीच्या भागात आपण सहकारी संस्थेतील सभासदांचे हक्क, अधिकार आणि कर्तव्ये याबाबत माहिती घेतली. अशा सभासदांसह संस्थेचा कारभार चांगला झाला तरच संस्था आदर्शवत ठरू शकते. अशा सहकारी संस्थांचे संचालक मंडळ, संस्थेचे कार्यालयीन कर्मचारी यांची कार्ये आणि त्यांच्या नेमणुका याबाबतही आदर्श अशी नियमावली तयार करण्यात आली आहे.

एकूणच संस्थेच्या कामकाजाची कार्यपद्धती आणि कार्यशैली निश्‍चित करून त्याची काटेकोरपणे कार्यवाही केली तर संस्थेचा कारभार चांगला, परिणामकारक आणि सभासदांचेही हित जपणारा असा होऊ शकतो. शिवाय, संस्थेच्या पारदर्शक कारभाराने लौकिक वाढतो. त्यासाठी अशा संस्थेच्या संचालक मंडळाने आपला कारभार कसा चालवावा, कार्यपद्धती कशी ठेवावी, याविषयी आपण येथे पाहूया!

१) कार्यकारिणीच्या सर्व सदस्यांनी संस्थेची मालमत्ता, कागदपत्रे, कार्यालयीन कारभार यांची माहिती करून घ्यावी. संस्था कशी चालवावी, याची कार्यशाळा सहकार खात्याच्या अधिकाऱ्यास बोलावून आयोजित करावी. संपूर्ण संस्थेत सर्व कमिटीने एकत्रित फेरफटका मारून दैनंदिन यंत्रणा आणि सुविधा यांची माहिती करून घ्यावी. त्याच्याशी निगडित सर्व कंत्राटदार, विभाग प्रमुख यांची कार्यपद्धती समजून घ्यावी. आधीच्या कमिटीबरोबर नवीन कमिटीने बैठक घेऊन त्यांच्या अर्धवट किंवा अनुत्तरित राहिलेल्या कामांची यादी करून व सर्व कारभाराची शहानिशा करून मगच पदभार हाती घ्यावा.

२) आधीच्या कमिटीकडून ‘संस्थेची सर्व कागदपत्रे सुचीसह सुरक्षितपणे ताब्यात देण्यात आली आहेत’, अशा आशयाचे पूर्वाश्रमीच्या चेअरमन, सेक्रेटरी, खजिनदार आणि इतर सर्व सदस्यांच्या सह्यांचे पत्र मिळाल्यावरच नवीन कमिटीने कामकाजास सुरवात करावी. या पत्राची प्रत रजिस्ट्रार कार्यालयात संस्थेच्या शिक्क्यासह पाठवावी.

३) चेअरमन, सेक्रेटरी, खजिनदार ही तीन मंडळीच बहुदा संस्था चालवितात. कमिटीवरील मंडळी स्वेच्छेने हे समाजकार्य करायला पुढे आलेली असतात. इतर कमिटी सभासदांना कमिटीच्या मासिक सभेची नोटीस सर्व मुद्द्यांसह व खर्चाच्या तपशीलासह सभेपूर्वी वेळेवर मिळालीच पाहिजे. कमिटी बैठक संस्थेच्या अधिकृत कार्यालयातच झाली पाहिजे. बैठक संपेपर्यंत खानपानास सुरवात करू नये.

४) संस्थेच्या मासिक सभांना पूर्ण तयारीनिशी व्यवस्थापक आणि इतर सर्व विभागाचे कंत्राटदार किंवा प्रमुख, कायमस्वरूपी नोकरवर्ग यांना

हजर राहून लिखित अहवाल सादर करण्याची शिस्त लावावी.

५) सर्वसाधारण सभेत किचकट अनुत्तरित समस्यांसाठी बनविलेल्या ‘उपसमिती’ला संस्थेच्या कर्मचाऱ्यांकडून व कार्यकारिणीकडून विनाशर्त सर्व सहकार्य मिळेल, हा पहिला ठराव आणि सबकमिटीचा अहवाल हा विशेष सर्वसाधारण सभा घेऊन त्यामध्येच चर्चिला जाईल व त्याची शहानिशा संस्थेचे सभासद करतील, असा दुसरा ठराव सभासदांनी सर्वसाधारण सभेत मान्य करून घ्यावा.

कर्मचारी, कामकाज, खासगी नोकरवर्ग

१) संस्थेत कर्मचारी व सभासद खासगी नोकरवर्ग नियुक्त्या करताना पोलिस व्हेरीफिकेशन रिपोर्ट, निदान दोन शिफारसपत्रे तपासावीत. त्याचे समाजकंटक, राजकारणी, मोर्चा, मंडळे यांच्याशी संबंध तपासावेत. संस्थेच्या प्रत्येक कर्मचाऱ्याच्या नियुक्तीचे व कामाचे स्वरूप लिखित ठेवून त्यावर नियुक्तीच्या वेळीच स्वाक्षऱ्या घ्याव्यात आणि कामाच्या रोजनिशीची रजिस्टर नोंद ठेवून वेळापत्रकानुसार पाठपुरावा करावा. संस्थेस कर्मचारी नियुक्ती व सेवा तहकूब करणे सोपे होते. संस्थेतील कर्मचारी वर्ग व संचालक मंडळ यांची एकत्र कार्यशाळा घ्यावी. दर महिन्याला मासिक सभेत सर्व कर्मचाऱ्यांना बोलावून कामाची उजळणी करावी.

२) संस्थेची महत्त्वाची कागदपत्रे गहाळ होतात. त्यामुळे अशी कागदपत्रे सह्यांसाठी घरी नेऊ नयेत. सभासद समस्या, कार्यालयीन समस्या यांची चर्चा संस्थेच्या कार्यालयाबाहेर खासगीत करू नये. संस्थेच्या कार्यालयात सीसीटीव्ही कॅमेरा लावावा व संस्थेची सर्व कामे संस्थेच्या कार्यालयातच करावीत.

३) अतिमहत्त्वाची कागदपत्रे सूची करून बँकेच्या लॉकरमध्ये ठेवावीत. सर्व नोंदी डिजिटल युगात कॉम्प्युटरवर करून त्याची एक प्रत वेगळ्या हार्ड डिस्कवर ठेवावी. दर तीन महिन्यांनी बदलता तपशील अद्ययावत करावा. त्याची जबाबदारी कमिटीतील सेक्रेटरी व इतर दोन सदस्यांवर टाकावी. संस्थेतील कुठलाही कर्मचारी/कमिटी सदस्य सोडून गेला तर लगेच सर्व पासवर्ड बदलावेत. संस्थेच्या सभासदांचे इ-मेल घेऊन ‘गो ग्रीन’ संकल्पनेला पुरस्कृत करावे. स्टाफ नियुक्ती करताना व ज्या कमिटी सदस्यास डिजिटल माध्यम वापरता येते त्यांनाच सेक्रेटरी/चेअरमन/खजिनदार अशा पदांवर नेमावे.

४) संस्थेतील सार्वजनिक सुविधा व वापर : सुविधा वापरासाठी संस्थांमधील प्रत्येक सभासद कुटुंबातील प्रत्येक व्यक्तीस किंवा भाडेकरू यांच्यापैकी कुणा एक कुटुंबासच ओळखपत्र द्यावे आणि ते दाखविल्याशिवाय या सुविधा वापरायला प्रवेश देऊ नये. सुविधा केंद्राच्या बाहेर नोटीस बोर्डवर कायमस्वरूपी नियमावली प्रसिद्ध करावी.

५) संस्थेतील प्रार्थना मंदिरे, खासगी पार्ट्या, सार्वजनिक उत्सव : संस्थेत फिरता सुरक्षारक्षक ठेवून रात्री-बेरात्री संस्थेतील अंतर्गत कार्यक्रमामुळे होणाऱ्या ध्वनिप्रदूषणाची माहिती संस्थेच्या रजिस्टरमध्ये नोंदवणे बंधनकारक करावे. यावर जरूर ती दंडात्मक कारवाई संस्थेकडून करावी. कार्यकारिणीच्या निदर्शनास आणूनही कुठलीच कारवाई झाली नाही तर पीडित सभासद व्यक्तिगत पातळीवर पोलिस ठाण्यात तक्रार करू शकतो.

६) पार्किंग व्यवस्था : संस्थेने वाहन धोरण बनवून ते सर्वसाधारण सभेत मंजूर करून घ्यावे. याचे प्रशिक्षण संस्थेच्या सुरक्षा रक्षकांस कमिटीने द्यावे. संस्थेतील सर्व सभासदांच्या वाहनांचे कायदेशीर तपशील संस्थेच्या कार्यालयात जमा करून घ्यावेत. १००% चौकस व्यवस्थापन हा भारतीय पिंड नाही. लेख वाचून जमेल तेवढे करायची उर्मी जरी निर्माण झाली तरी लेखाचे इप्सित सफळ संपूर्ण झाले, असे म्हणता येईल.

(लेखिका आर्किटेक्ट आहेत.)

(उत्तरार्ध)