जर आपण कार्यालयीन कार्याशी संबंधित ई-मेल पाठवत असाल तर आपण काही शिष्टाचारांची काळजी घेणे आवश्‍यक आहे; जेणेकरून आपल्या व्यावसायिक प्रतिमेवर सकारात्मक परिणाम होईल.

सोलापूर : ई-मेल (E-mail) पाठवणे ही एक अतिशय सामान्य प्रक्रिया आहे. दिवसभर आपण आपल्या कार्याशी संबंधित अनेक मेल आमच्या कार्यालयातील सहकाऱ्यांना पाठवतो. जरी ही प्रक्रिया आपल्याला अगदी सामान्य वाटत असेल आणि म्हणून आपण त्याकडे फारसे लक्ष देत नसाल; परंतु आपणास माहीत आहे का की व्यावसायिक ई-मेल पाठविण्यासाठी काही शिष्टाचार आहेत, ज्याचे पालन न केल्यास आपल्या प्रतिमेवर देखील नकारात्मक परिणाम होऊ शकतो. वास्तविक, जेव्हा आपण आपल्या व्यावसायिक कामाशी संबंधित ई-मेल पाठवत असाल आणि पाठवताना काही गोष्टींची दखल घेतली गेली नाही तर यामुळे काही नुकसान होऊ शकते. (Adhering to e-mail etiquette will increase the impact of personality-ssd73)

बऱ्याच वेळा आपण आपल्याला आलेल्या ई-मेलकडे दुर्लक्ष करतो, ज्यामुळे आपण आपल्या महत्त्वपूर्ण गोष्टी समोरच्यापर्यंत पोचवू शकत नाही. याशिवाय, कधीकधी आपला संदेश देखील संबंधित व्यक्तीकडे स्पष्टपणे पोचत नाही, ज्यामुळे ते आपल्याला अव्यावसायिक मानतात. आज आपल्याला काही ई-मेल शिष्टाचाराबद्दल सांगत आहोत, ज्यांचे आपण व्यावसायिक म्हणून अनुसरण केले पाहिजे.

स्पष्ट आणि थेट असावी विषयाची ओळ

ई-मेल पाठवताना लक्षात ठेवण्यासाठी ही सर्वांत महत्त्वाची सूचना आहे. जेव्हा आपण ई-मेल पाठवत असाल तेव्हा आपण स्पष्ट आणि थेट विषयाची ओळ लिहिणे आवश्‍यक आहे यावर लक्ष केंद्रित करा. काही लोक हे वगळतात, ज्यामुळे दुसऱ्या व्यक्तीस ई-मेल काय आहे हे समजणे कठीण होते. तसेच, आपला विषय छोटा ठेवण्याचा प्रयत्न करा. उदाहरणार्थ, जर कार्यालयीन ऑनलाइन बैठकीची वेळ बदलली असेल तर आपण ई-मेल विषयावर लिहू शकता की "आजच्या बैठकीची वेळ बदलली आहे'. हे आपल्या समोरच्या व्यक्तीस आपल्या मेलचे महत्त्व समजण्यास सुलभ करेल.

केवळ व्यावसायिक ई-मेल वापरा

हा एक व्यावसायिक शिष्टाचार आहे ज्याचे आपण पालन केले पाहिजे. आपण आपल्या व्यावसायिकांना काही व्यावसायिक कार्यासाठी ई-मेल पाठवत असल्यास, यासाठी नेहमीच आपल्या व्यावसायिक ई-मेलचा वापर करावा. तसेच सहकाऱ्यांच्या वैयक्तिक ई-मेल आयडीवर ई-मेल पाठवण्याऐवजी त्याच्या ऑफिसच्या ई-मेल आयडीवर पाठवा. कार्यालयात काम करण्याचे काही शिष्टाचार आहेत, ज्याचे अनुसरण करून आपण स्वतःची एक चांगली प्रतिमा तयार करू शकता.

शब्द सावधगिरी बाळगा

बऱ्याच वेळा असे घडते, की आपण आपल्या सहकाऱ्यांना त्यांच्या छोट्या नावांनी बोलत असतो; परंतु जेव्हा आपण ई-मेल पाठवत असाल तर आपण शब्दांच्या निवडीबद्दल अधिक काळजी घ्यावी. आपण ई-मेलमध्ये केवळ व्यावसायिक शब्द वापरा फ्रेंडली नाही, हे लक्षात ठेवा. उदाहरणार्थ, आपण ई-मेलच्या सुरवातीस "हाय'ऐवजी "हॅलो' वापरू शकता. त्याचप्रमाणे कोणत्याही सहकाऱ्याचे टोपणनाव किंवा शॉर्टनेम वापरण्याऐवजी आपण केवळ त्यांचे योग्य आणि पूर्ण नाव वापरावे.

रिप्लाय ऑल करू नका

बहुतेक वेळा असे दिसून येते, की जेव्हा कार्यालयास ई-मेल पाठवला जातो तेव्हा टीमच्या इतर सदस्यांचाही त्यात समावेश असतो. अशाप्रकारे, कधीकधी पाच-दहा लोकांना एकच ई-मेल पाठवला जातो. परंतु, जेव्हा आपण ई-मेलला प्रत्युत्तर देत असाल, तेव्हा आपण सर्व लोकांना उत्तर पाठवणे आवश्‍यक नाही. हे अनावश्‍यकपणे इतर लोकांना त्रासदायक ठरू शकते. म्हणून, सर्वांना उत्तर देण्याऐवजी संबंधित व्यक्तीलाच उत्तर पाठवा. आपल्याला गरज वाटल्यासच रिप्लाय ऑल पर्याय निवडा.